In de nota 'Hoofdlijnen auditrapporten Auditdienst Rijk 2024' schetst de Auditdienst Rijk zijn rijksbrede beeld van de sturing, beheersing en verantwoording over 2024. Dit is gebaseerd op de kennis en inzichten die wij hebben opgedaan bij onze onderzoeken voor de Rijksdienst in 2024. Deze inzichten kunnen bijdragen aan de opgave van de Rijksdienst zoals hiervoor genoemd.
In de bijlage van deze nota hebben wij een aantal goede praktijkvoorbeelden verzameld op het gebied van het beheer en kunstmatige intelligentie (AI) die wij hebben teruggezien bij de departementen in 2024.
Praktijkvoorbeelden beheer
Veel ministeries huren externe arbeidskrachten in, een deel daarvan is als zelfstandige gekwalificeerd. De interpretatie van de feitelijke situatie of bij deze inhuur sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking is complex. De departementen brengen in kaart bij hoeveel arbeidskrachten sprake kan zijn van een fictieve dienstbetrekking. In aansluiting daarop werken de departementen aan een plan van aanpak om de inhuur van arbeidskrachten met een fictieve dienstbetrekking op zo kort mogelijke termijn te beëindigen. Periodiek wordt de Tweede Kamer over de resultaten van de afbouw van schijnzelfstandigheid binnen de gehele Rijksoverheid geïnformeerd.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft in 2024 de Digitale Bijdrage Assistent (DBA) geïmplementeerd om het proces van de bijdragen geautomatiseerd te verwerken. Gestart is met de bijdragen aan agentschappen. Wij hebben vastgesteld dat DBA, met geprogrammeerde controles, toereikend is ingericht om de bijdragen rechtmatig te verstrekken.
De directie Financieel Economische Zaken (FEZ) van BZK gaat op projectmatige basis het risicomanagement binnen de eigen directie onderzoeken en heeft het plan van aanpak daarvoor in concept gereed. Onderdeel van het project is het vaststellen van een visiedocument waarin onder andere wordt geformuleerd hoe de directie zich verhoudt tot risico’s, risicobereidheid en risicogericht werken. Daarnaast heeft de directie FEZ de organisatie brede controlmatrix frauderisicobeheersing verder verrijkt met input van alle organisatieonderdelen en gereed gemaakt voor bespreking met die onderdelen. Tot slot wordt het fraudeweerbaarheidskader dat het voorgaande jaar is opgesteld, verder besproken in de organisatie, hebben meer medewerkers van BZK de training fraudepreventie en fraudedetectie gevolgd en heeft een aantal medewerkers de fraudeawarenesssessie van het ministerie van Justitie en Veiligheid bijgewoond.
Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) heeft de afgelopen jaren gewerkt aan het samenvoegen van de shared service centra voor financieel-administratieve dienstverlening binnen het ministerie. In het eerste halfjaar na de totstandkoming van het Financieel Diensten Centrum (FDC) JenV heeft de focus vooral gelegen op het zeker stellen van de continuïteit van de dienstverlening. Dit is gelukt: de organisatie heeft belangrijke deadlines voor periode- en jaarafsluiting gehaald. Hierbij heeft het FDC JenV in nauwe samenwerking met directie FEZ ook gewerkt aan de implementatie en inrichting van de financiële administratie voor het ministerie van Asiel en Migratie en de invlechting van het vanuit SZW overgekomen dossier inburgering in de administratie. Tegelijkertijd heeft het FDC JenV de kwaliteit van de dienstverlening op peil weten te houden. Het FDC JenV start in 2025 met de verdere doorontwikkeling als dienstverleningsorganisatie. Hiervoor is een startbrief opgesteld die zich onder andere richt op het standaardiseren en uniformeren van processen, herzien van KPI’s, inrichten van controles en formuleren van een strategisch personeelsplan. Ook heeft FDC JenV in een conceptvisiedocument beschreven hoe vorm te geven aan de veranderopgave; het naar een hoger niveau tillen van het accountbeheer, de financiële verantwoording en de interne processen van de organisatie.
De directie FEZ van het ministerie van Financiën zorgt met het Team Toezicht en Advies Financieel Beheer voor continue verbetering van het financieel beheer. Dit zien wij bijvoorbeeld terug in de versterking van het proces rond het tussentijds afsluiten en bij het implementeren van nieuwe eisen uit de Rijksbegrotingsvoorschriften. De directie FEZ heeft drie nieuwe normenkaders opgesteld op het gebied van financieel beheer en twee normenkaders geactualiseerd. Tot slot is het dashboard financieel beheer uitgebreid met een algemeen beeld van de kwaliteit van het financieel beheer per organisatieonderdeel.
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat is in 2023 een werkgroep gestart om een risicoanalyse op te stellen voor fraude- en corruptierisico’s. In februari 2024 heeft de werkgroep een initiële frauderisicoanalyse opgeleverd als een soort nulmeting. De conclusie van deze nulmeting was dat bij de beleidsdirecties meer bewustwording nodig is, maar dat in de financiële processen wel maatregelen aanwezig zijn om de geïdentificeerde risico’s te beheersen. De werkgroep heeft een planning opgesteld voor een jaarlijkse update aan de hand van ontwikkelingen en interviews.
De Defensiebegrotingen zijn in de afgelopen jaren verdubbeld tot € 22 miljard in de ontwerpbegroting 2025. In gesprekken die wij met de ambtelijke en politieke leiding van het ministerie van Defensie hebben gevoerd zien wij dat zij uiterst zorgvuldig omgaan met spoedtrajecten en transparantie bij managementbesluiten die afwijken van bestaande kaders en reguliere processen en geldende wet- en regelgeving. Dit is belangrijk gezien de opmerkingen en wensen van de ambtelijke en politieke top (‘tone-at the-top’) en externe stakeholders zoals de Kamer, de NAVO en regeringsleiders van partnerlanden (‘above-the-top’) om te versnellen, en de uiterst spoedeisende precaire situatie van het conflict in Oekraïne.
Naast de dossiers over onrechtmatigheden die het ministerie zelf in escalatie-overzichten heeft gemeld, en die zoals verwacht in aantal en omvang verder zijn toegenomen, hebben wij in onze controle over 2024 nauwelijks aanvullende onrechtmatigheden geconstateerd.
Praktijkvoorbeelden kunstmatige intelligentie
In het kader van de AI-Verordening en het vullen van het algoritmeregister zijn departementen verantwoordelijk voor het inventariseren van alle hoog-risico en impactvolle algoritmes binnen het eigen departement. Dit is een omvangrijke klus die op systematische en navolgbare wijze uitgevoerd dient te worden om te kunnen controleren op accuraat- en volledigheid. Voor uitvraag aan organisatieonderdelen ontwikkelde het projectteam Motie#21 van JenV een invulblad voor uniforme aanlevering en een schriftelijke instructie met specifieke duiding en voorbeelden van de verwachte wijze van zoeken, toetsen, aanlevering en te gebruiken definities, met als expliciete boodschap 'pas toe of leg uit.'
De in 2023 geconstateerde onbedoelde indirecte discriminatie van studenten bij de Controle Uitwonende Beurs (CUB) heeft het risicobewustzijn van AI en algoritmes bij de medewerkers van DUO vergroot. Er zijn verschillende projecten opgestart, zoals ‘Voorkomen van Discriminatie in Uitvoeringsprocessen’ (VDUP) en een pilotproject van de Staatscommissie tegen Discriminatie en Racisme. In beide projecten wordt gewerkt aan het ontwikkelen van toetsingsinstrumenten om risico-inschattingen te maken van mogelijk discriminerende aspecten in processen. Ook werkt DUO aan een nieuw toezichts- en handhavingssysteem met een wetenschappelijk onderbouwd controlesysteem.
In de verzamelbrief 'Algoritmen reguleren' van medio 2023 is toegezegd het algoritmeregister met hoog-risico AI toepassingen eind 2025 up-to-date te hebben. Sindsdien is ook een motie aangenomen die vraagt om het registreren van impactvolle algoritmen en het delen van departementale plannen van aanpak.
De Belastingdienst, Douane, Rijksdienst voor Identiteitsgegevens en Rijksdienst voor Ondernemend Nederland hebben een voortvarende start gemaakt met het inventariseren, classificeren en registreren van de algoritmes die zij in gebruik hebben. Hiermee hebben ze niet alleen een belangrijke stap gezet naar een transparante en duurzame algoritmebeheersing, maar kunnen ze de opgedane ervaringen ook meegeven als waardevolle input voor andere rijksorganisaties.