Complexe opgaven in onzekere tijden: leer van ervaringen
Jaarlijks brengen wij auditrapporten uit bij de jaarverslagen. Hieronder zijn de rijksbrede beelden van de auditrapporten opgenomen.
Het besluit van de secretarissen-generaal om meer rijksbreed en opgavegericht te werken met tenminste zes taskforces staat niet op zichzelf.1 Het past in een bredere trend waarin nationale overheden wereldwijd ondervinden dat de meeste complexe opgaven – bijvoorbeeld op het gebied van klimaat, zorg, vergrijzing, veiligheid, ondermijning - zich niet lenen voor traditionele, bureaucratische en verkokerde besluitvorming en werkwijzen.
In die context vervullen centrale overheden steeds vaker verschillende taken en rollen, en passen ze hun organisatie-, sturings-, beheersings- en verantwoordingsvormen hier op aan.
Een opgavegericht werkende, responsieve Rijksdienst doet er goed aan te leren van de ervaringen en koplopers in binnen- en buitenland. Zo heeft de OECD bijna honderd praktijkvoorbeelden uit de lidstaten verzameld van uiteenlopende organisatievormen, rollen en mechanismen voor centrale sturing, samen met veel voorkomende uitdagingen, rand- en succesvoorwaarden.2 Ook nationale en EU-onderzoeken bieden veel inzicht in gemeenschappelijke succesfactoren. Ten eerste is de kans op succes groter als de betrokken departementen al voorafgaand aan de inrichting van de taskforce het gehele speelveld overzien van stakeholders met bijbehorende belangen, prioriteiten en onderlinge afhankelijkheden. Dit helpt om een overtuigend verhaal en een gedeelde visie te ontwikkelen op het belang, de doelen en resultaten van de samenwerking voor betrokkenen en medewerkers op alle niveaus. Vaak zal dit betekenen dat uitvoeringsorganisaties, medeoverheden en burgers vanaf het begin betrokken dienen te worden. Ten tweede is het van belang gezamenlijk duidelijke rollen, verantwoordelijkheden, mandaten, werkwijzen en processen voor resultaatverantwoording en leren vast te leggen en te bewaken. Hier hoort ook bij dat overlap tussen horizontale en verticale bevoegdheden en overleggen zo veel mogelijk wordt voorkomen en dat het voor alle betrokkenen helder is waar besluiten worden voorbereid, afgestemd en vastgesteld. Ten derde zijn leiderschap en onderling vertrouwen en oprechte betrokkenheid van alle spelers belangrijke succesfactoren. Ambtelijke én politieke leiders horen grensoverschrijdende co-creatie, innovatie en transparantie over de voortgang aan te moedigen, belemmeringen weg te nemen en gedurende het hele traject eigenaarschap te tonen.3
Wij denken graag met de verantwoordelijke secretarissen-generaal mee over:
- de wijze waarop relevante (internationale) ervaringen kunnen worden benut bij de inrichting van de taskforces;
- de wijze waarop opgavegericht werken binnen en tussen organisaties (ook binnen ketens en driehoeksamenwerking) strategisch en integraal kan worden vormgegeven en vertaald naar de werkvloer;
- de benodigde informatie, expertise en capaciteit voor resultaatmeting en -verantwoording.
Ook kunnen wij (tussentijdse) evaluatief onderzoek en quick scans uitvoeren om resultaten, ervaringen, verbetermogelijkheden en lessen inzichtelijk te maken.